Points de vigilance à l’occasion de la mise en place du flex office - épisode 2

Quelles sont les modalités de mise en oeuvre que Syndex a pu observer ?

Dans tout projet de déploiement du flex office, un nombre de postes de travail mis à disposition des salariés est établi : il s’agit de la jauge (nombre de postes partagés entre l’ensemble des travailleurs.euses sur site). Ensuite, un ratio du nombre de postes par salarié est défini : c’est le taux de mutualisation¹ des postes de travail : on retrouve désormais souvent des ratios compris entre 0,7 et 0,5 poste / salarié et ce ratio descend parfois mais c’est rare à 0,3². Plus ce ratio est bas plus un poste de travail est partagé entre plusieurs personnes. Ce ratio varie selon la nature de l’activité : il est plus bas pour les personnes souvent en déplacement comme les commerciaux par exemple, et plus haut pour les personnes les plus sédentaires sur site.

La bonne détermination de la jauge et du taux de mutualisation est déterminante pour éviter la suroccupation des postes de travail conduisant à des situations d’engorgement, certaines personnes ne trouvant pas de place pour s’installer. Nous avons pu constater dans plusieurs expertises, que les mardi et jeudi étaient les deux jours de la semaine où la congestion des espaces de travail était la plus forte.

Comme la mise en œuvre du flex office repose sur le principe d’un nombre de postes de travail inférieur au nombre de salariés, des règles de vie sont établies pour organiser le partage des postes. Dans le détail, on retrouvera principalement les règles de vie suivantes :

• Le Clean Desk consistant à débarrasser le poste de travail qu’on a occupé pour le laisser libre et disponible pour l’installation d’une autre personne.

• Si la pratique du clean desk n’est pas trop coûteuse lorsque les supports d’activité sont dématérialisés, en revanche pour les métiers nécessitant la manipulation d’objets physiques, cela peut prendre du temps.

• Les espaces de travail sont souvent revus et réorganisés de telle sorte qu’ils soient dévolus à certaines activités : il y a des espaces dédiés à des activités collaboratives (travail en groupe, brainstorming), des espaces dits « calmes » dédiés à des activités requérant de la concentration, des espaces de réunion, des micro-espaces pour s’isoler (des boxes pour téléphoner par exemple), des espaces de détente.

Le flex office impose d’avoir dématérialisé bon nombre de ressources papier pour travailler essentiellement sur écran³.

La mise en place du flex office est souvent précédée d’un chantier GED (Gestion Électronique des Documents). C’est le cas dans la quasi-totalité des entreprises dans lesquelles nous avons mené des missions. On constate néanmoins que tout ne peut pas être numérisé et que des salarié.e.s sont contraint.e.s de revenir sur leur lieu de travail, notamment pour éditer des documents.

¹ On retrouve aussi l’appellation de taux de flex.
² A titre indicatif, il y a 15 ans lorsque le flex Office était mis en place le taux de mutualisation était de l’ordre de 0,9 poste de travail par personne.
³ Le développement du travail sur écran accentue la fatigue visuelle.

Dans le prochain épisode : les principaux enseignements des expertises réalisées par nos experts SSCT en 2021 (la gestion d'un projet de passage en flex office, les espaces de travail...).