Qu'est-ce que le flex office ? Pourquoi les entreprises le mettent en place ? - épisode 1

Qu'est-ce que le flex office ? 

Le flex office est un mode d’organisation des espaces de travail reposant sur le partage des postes de travail entre plusieurs travailleurs.euses.

Il s’est d’abord développé dans les activités de bureau et les activités fonctionnant en mode projet offrant des espaces de travail dédiés à la coopération de métiers divers ou à l’occasion de séquences de travail.

La crise sanitaire et le développement à grande échelle du télétravail ont conduit beaucoup d’entreprises à mettre en place ou renforcer le flex office leur permettant ainsi de réduire la surface de leurs locaux.

Quelles sont les motivations des entreprises à le mettre en place ? 

Les entreprises mettent majoritairement en place le flex office pour réduire leurs surfaces et leurs charges immobilières. Le développement du télétravail sur 2020 et 2021 a fortement accéléré la mise en place du flex office. Voici 2 exemples illustrant les économies de surfaces permises par le flex office :

• une entreprise a réduit sa surface immobilière de 25% ;
• une autre a réduit sa surface immobilière de 32% en regroupant ses salariés sur 2 étages.

La mise en œuvre du flex office peut aussi se faire de manière opportuniste mais c’est plus rare : ainsi une entreprise a pu utiliser le flex office pour faire face à une croissance anticipée de ses effectifs. Dans ce cas le flex office n’est pas un objectif en soi, mais un moyen d’absorber une croissance des effectifs.

Le flex office est souvent promu comme un moyen de revoir les manières de travailler et de coopérer. Ce point peut faire sens dans les activités de projet où l’espace de travail est mis au service des collaborations entre différents métiers. C’est moins le cas pour les activités de siège classiques (comptabilité, juridique, RH, etc.).

Les gains de surface immobilière peuvent être conséquents et les économies qui en découlent ne le sont pas moins. Ces économies peuvent légitimement être partagées avec les travailleurs.euses qui les compensent par le fait de travailler à leur domicile. Cela peut se faire par l’intermédiaire d’une indemnité d’occupation du domicile, et/ou des négociations sur la QVT-CT pour un partage équitable des gains permis par le télétravail (ce dernier cas de figure permet d’inclure les non-télétravailleurs).

Le partage des économies de loyer est d’autant plus justifié que le télétravail bien organisé contribue à augmenter la performance productive des entreprises : élévation du niveau de productivité horaire du travail rendue possible par une meilleure conciliation vie privée / vie professionnelle, par une plus grande efficacité (travail au calme, moins d’interruptions du travail) et par une extension des horaires de travail (temps de transport économisés en partie transformés en temps de travail).

Dans le prochain épisode : Quelles sont les modalités de mise en oeuvre que Syndex a pu observer ?